‘De kantoortuin op de schop en een frisse wind er door!’

“Functioneringsgesprek in de vissenkom”

Mijn cliënt van vanochtend komt zwaar gestresst binnen.

“Ik voel de blikken nu nog” is het eerste wat ie zegt als hij met een zucht gaat zitten. “Ik heb deze week functioneringsgesprekken en Liza zat vanochtend bij mij aan tafel “in de vissenkom”.
“In de vissenkom?” vraag ik.

“Ja, dat is die glazen ruimte in onze kantoortuin waar we besprekingen kunnen voeren zonder dat iedereen het hoort.”

“Hoe ging het gesprek Jaap?” vraag ik.

“Het gesprek ging goed. Liza ervaart veel spanningen doordat ze graag een bureau wil waar ze met haar rug naar een muur toe zit, zodat ze niet steeds afgeleid wordt. Ze kan zo schrikken van mensen die achter haar lopen en praten. En zo’n plek helpt haar ook om meer geconcentreerd te kunnen werken. Dat begrijp ik, want ze is snel afgeleid. De werkdruk bij ons is heel hoog, dus dat maakt het nog eens extra logisch dat ze daar behoefte aan heeft.“

“Om dat plekje te kunnen bemachtigen gaat ze iedere ochtend extra vroeg naar het werk. Haar man brengt daarom ook de laatste tijd hun zoontje naar school, zodat zij eerder op haar werk kan zijn. De afgelopen weken is ze door alle drukte rondom Kerst zo moe dat ze ’s ochtends wat minder snel op gang komt en de twee plekken die zij graag zou willen, waren deze week al bezet toen ze op kantoor kwam.”

“Ze denken dat ik haar overstuur heb gemaakt!”

“Op het moment dat ze me dat vertelde begon ze te huilen en ze raakte helemaal overstuur, zo hoog zat het haar. Ik wist niet goed wat ik ermee moest en vroeg wat zij als oplossing zag. Toen begon ze nog harder te huilen en ik heb het gesprek met haar goedvinden gestopt en heb haar meegedeeld dat ik heel hard ga nadenken hoe ik een oplossing voor haar kan vinden.”

“Ondertussen zat dus tijdens ons gesprek de halve kantoortuin naar ons te kijken, want zo geluidsarm is dat glas nou ook weer niet en ze zagen allemaal hoe Liza steeds meer van slag raakte. Toen ik de ruimte verliet trof ik nogal wat verwijtende blikken. Ik denk dat ze denken dat ik haar overstuur heb gemaakt. En dat ís helemaal niet zo. Ik doe mijn uiterste best om haar te ondersteunen. O, die kantoortuin….. hoe hebben ze dat concept in hemelsnaam kunnen bedenken!!!”

Te veel negatieve prikkels voor te veel mensen.

Jaap is niet de enige die ik sinds de invoering van de kantoortuin hoor klagen over de effecten er van. Naast Jaap zeiden anderen:

“Ik weet dat ik me beter zou kunnen concentreren zonder al die prikkels om me heen”,
“Ik ben zoveel tijd kwijt aan het zoeken van een bureau en het op orde maken van mijn spullen.”
“Ik vind het disfunctioneel om mensen om me heen te hebben waar ik geen betrokkenheid en rechtstreekse werkrelatie mee heb. Dit is naar mijn mening niet effectief en tijdverslindend. ”
“Mijn eigen plekje met mijn spulletjes ben ik kwijt en da’s geen fijn gevoel.”

Maar dit hoorde ik ook:
“Iedere ochtend weer de uitdaging: welke plek confisqueer ik en is mijn uitgangspunt voor actie!“
“Superleuk om lekker te wisselen iedere dag. En er is altijd wel beweging en geluid en anders maak ik dat wel:-) Nooit meer saai zo.”

In welke van de uitspraken herken jij je?

Het is een feit dat ruim 75% van de mensen onder de categorie valt waar Jaap en Liza bij horen.
Dat betekent dat de kantoortuin voor maar maximaal 25% van de werknemers een omgeving is waar ze energie van krijgen. Deze mensen pakken de uitdaging om even snel aan het bureau ‘te knallen’ en dan weer op pad te gaan of ze genieten van onderlinge grapjes en small-talk aan elkaars bureau, terwijl ze ondertussen zaken doorspreken.

Een andere cliënt zei laatst hierover: “Die collega’s gaan hoppend door de tuin en verblijven regelmatig in andere tuinen en daar worden ze vrolijk van. Ik zit graag op mijn eigen vertrouwde bankje rustig te werken.”

De kantoortuin op de schop!

In het AD stond deze week een interessant artikel dat mij prikkelde om deze blog te maken.

Wat hierin staat en waar ik het helemaal mee eens ben, is dat gefocust dient te worden op preventie en dus het voorkómen van een disfunctionele situatie (lees: stress). Zo’n situatie wordt zichtbaar via miscommunicatie, demotivatie, conflicten, verzuim.

Preventie van stress werkt het beste via het vergaren van kennis en inzicht in (voorspelbaar) gedrag en communicatie en vervolgens vanuit intuning op de perceptie van de ander, het gesprek aangaan en behoeften peilen, specifiek motiveren.

Deze investering in grotendeels non-technical skills werkt kostenbesparend: minder burn-outs en meer plezier en effectiviteit op de werkvloer.

Begin heel simpel hier mee: wacht niet tot het functioneringsgesprek. Ben alert op signalen die erop wijzen dat jouw medewerker mogelijk niet lekker in zijn vel zit (in de kantoortuin). Vraag wat er nodig is om zijn/haar werk goed of beter te kunnen doen. Inventariseer de antwoorden, neem ze serieus. Geef, na toetsing bij collega’s, toestemming aan datgene waarvan jij denkt “nou, dat kunnen we zo wie zo veranderen”.

Succesvol (verander-)management valt en staat immers bij op de werknemer(s) afgestemde motiverende acties m.b.t. relatie, competentie en autonomie.

En in het kader van een passende werkomgeving zou ik zeggen:
De kantoortuin op de schop en een frisse wind er door!